Быть чистюлей и аккуратистом порой очень даже выгодно, причем выгодно экономически. Особенно на рабочем месте, вне зависимости от того, какую должность вы занимаете и в какой сфере деятельности трудитесь. В этом весь мир профессионалов убедили японцы, продемонстрировав собственную систему организации рабочего пространства, которую назвали просто и непритязательно: «5 S».
Пять магических японских слов, которые перевернули мир труда
Что же такое «5 S»? Эту систему организации рабочего пространства разработали в послевоенной Японии. Как и перед северным соседом – огромным Советским Союзом, – перед небольшой Японией после опустошительной Второй мировой войны встала задача восстановления разрушенного хозяйства. Вот здесь и пригодились знаменитые японские дотошность, непреклонность самурайского характера и непревзойденная самоорганизация. Разработанная ими система «5 S» – образец вдумчивого подхода к организации рабочего места. Она включает пять компонентов, позволяющих сотруднику работать максимально эффективно, экономя при этом свои время и энергию.
«5 S» – это пять японских слов: «сэири», «сэитон», «сэисо», «сэикэцу», «сицукэ». В переводе на русский соответственно: «сортировка», «соблюдение порядка», «содержание в чистоте», «стандартизация» и «совершенствование». И эти пять шагов должны выполнять все участники производственного процесса – от уборщицы до генерального директора. Тем более что от участников не требуется каких-то специальных знаний, условий и затрат.
1. Сортировка
Итак, приступим к работе по знаменитой японской методе.
Шаг первый: для начала внимательно осмотрим свое рабочее место. Нужно разделить вещи на нужные в работе и ненужные. От ненужных предстоит решительно избавиться. Разделим эти предметы для нелегкой процедуры расставания на три группы.
В первую группу включим всегда нужные вещи – те, что мы используем в своей работе ежедневно. Вторая группа – иногда нужные вещи. Они нам в работе необходимы, но используем мы их нечасто. Что теперь осталось у вас на столе (в кабинете, цехе)? Правильно, ненужные вещи. Вот их и нужно убрать без сожаления. Теперь предметы из первых двух групп необходимо правильно и удобно для работы разложить.
2. Соблюдение порядка
Второе правило системы «5 S» – распределение нужных для работы предметов в максимально удобном для использования порядке. Каков этот порядок? Рассмотрим, по каким правилам он выстраивается:
Видное место: всегда нужные вещи должны лежать так, чтобы их сразу было видно.
Возможность легко взять предмет. Рабочее место должно быть организовано так, чтобы любой нужный предмет можно было взять без затруднений и лишних усилий.
Возможность легко использовать предмет. Не все вещи, необходимые нам для работы, приходится брать в руки, например монитор. Но он должен стоять в максимально удобном для использования месте.
Возможность легко вернуть предмет на свое место. Система «5 S» обязывает вас располагать предметы не только для того, чтобы их было удобно брать, но и чтобы класть обратно.
Согласитесь, что папку, которая лежала у вас внизу под стопкой других бумаг, назад положить уже будет трудно. Поэтому вполне логично ставить папки вертикально в ряд, а не класть стопкой.
Так что необходимо организовать четкое хранение инструментов и приспособлений на рабочем месте – независимо от того, чем вы пользуетесь, будь то ноутбук или инструменты в столярной мастерской. Во-первых, это экономит время при работе, так как каждая вещь находится на своем месте и ее легко найти. А во-вторых, она не мешается под руками, не создает опасной ситуации. Кроме того, соблюдение порядка предусматривает и организацию рабочего места, чтобы использованные в работе инструменты после смены было легко вернуть и рассортировать по своим местам.
3. Содержание в чистоте
Следующее правило организации рабочего места по системе «5 S» – соблюдение безупречной чистоты. Для этого нужно немного – приучить себя выделять 5–10 минут для наведения порядка на рабочем месте, желательно в конце рабочего дня. Тогда вы будете уходить домой с чувством удовлетворения от хорошо выполненной и законченной работы.
4. Стандартизация
В каждой уважающей себя организации, как правило, уже существуют внутренний распорядок и нормативные документы, регламентирующие деятельность предприятия, учреждения, конкретного участка или цеха. Закрепление этих внутренних правил и есть стандартизация, принятая в каждой конкретной компании.
5. Совершенствование
Совершенствование в понимании японцев подразумевает не только улучшение своих профессиональных навыков, но носит и более широкий характер – имеет философский смысл. Совершенствование – это воспитание и выработка привычек (полезных, разумеется). Так что и принципы системы «5 S», применимые в работе, по мнению японцев, должны стать полезными привычками. А раз они станут привычками, то и совершенствоваться будут автоматически, постоянно повышая уровень вашего профессионализма и производительности.
В завершение обзора добавим, что система «5 S», созданная в трудное послевоенное время для поднятия японского народного хозяйства, и по сию пору с большим успехом используется на многих предприятиях Японии, например, на гиганте автомобильной промышленности – предприятии Toyota.
Более того, оценив достоинства этой системы организации труда и рабочего места, ныне ее широко используют и другие развитые страны мира.
Все элементы системы направлены на поддержание рабочего места в полном порядке и чистоте, чтобы ни один лишний элемент не повлиял на ход выполнения операций и не привел к браку или несчастному случаю на производстве.
Относительно недавно эта универсальная система стала применяться и на российских предприятиях, например, на Тверском вагоностроительном заводе. В конце 2013 года «5 S» внедрили и на Хабаровской ТЭЦ-3.
Простые и действенные правила пяти японских «С» с успехом может использовать и каждый из нас – для повышения своей личной производительности и удобства в организации собственного рабочего процесса и рабочего места, где бы оно ни находилось – в офисе, на большом предприятии или просто в домашнем кабинете.